Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 18.03.2024/Pykälä 87

KHALL 18.03.2024 § 87  

1766/02.08.00/2024  

Valmistelija Ari Virolainen

Kankaanpään kaupunginvaltuusto päätti 23.4.2018 § 2018 ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelujen tuotannon Kunta-Pro Oy:lle vuoden 2019 alussa. Yhtiön nimi on vaihtunut sen jälkeen Sarastiaksi.

Vuoden 2019 alussa otettiin käyttöön kirjanpidon Kuntax-ohjelma. Ohjelman elinkaari on päättymässä siten, että se pitää uusia viimeistään vuoden 2025 alussa.

Sarastian asiakkaat voivat valita taloushallinnon järjestelmäksi Sarastia365 Talouden tai Sarastian kilpailuttaman CGI:n Raindance Kuntamallin. Kankaanpään kaupunki on saanut tarjoukset molempien järjestelmien käyttöönotosta sekä kustannuksista sekä saanut näihin liittyvää esittelyä. Lisäksi on tutustuttu järjestelmien käyttäjäkokemuksiin ja ominaisuuksiin.

Näiden lisäksi valmisteluprosessin aikana on arvioitu muita palveluntuotannon vaihtoehtoja, kuten koko palvelun kilpailuttamista sekä arvioitu mahdollisuuksia palvelun tuottamista omana toimintana.

Vaihtoehtojen arvioinnin perusteella on päädytty esittämään Sarastian tuottaman palvelun järjestelmämuutosta.

Vuonna 2018 hyväksytyn sopimukseen mukaisesti, jos palvelun toteuttaminen edellyttää Kankaanpään kaupungilta käyttöönottovaiheen jälkeen tietojärjestelmämuutoksia tai kaupunki ottaa käyttöön uuden tietojärjestelmän, muutoksiin liittyvistä kustannuksista vastaa Kankaanpään kaupunki. Sarastian uusien sopimusten periaate on myös vastaava.

Taloushallinnon järjestelmävaihto ja sen käyttöönotto toteutetaan siten, että järjestelmät on testattu ja talousarviovuoden käynnistyessä 1.1.2025 niillä toimiminen on häiriötöntä ja sujuvaa. Talousarvioprosessin toteutustapa arvioidaan järjestelmämuutoksen toteutuksen yhteydessä. Vaihtoehtoina on siirtyä uuteen järjestelmään tai toteuttaa vuoden 2025 talousarvio vanhoilla järjestelmillä. Henkilöstöhallinnon järjestelmä säilyy ennallaan.

Kankaanpään kaupunki on omistuksellaan yksi Sarastia Oy:n omistajista,

eli kyseessä on niin kutsuttu In-house-yhtiö. Lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, 15 §) ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään, eli In-houseyhtiöltä.

Käyttöönottoprojektin kustannukset perustuvat arvioon. Arvioon vaikuttaa mm. kaupungin oman työn määrä.

Järjestelmien käyttöönottokustannuksien vertailua hankaloittaa erilaisten ominaisuuksien lisäksi, että Sarastia365 Talouden osalta hinta-arvio ei sisällä budjetointiratkaisun käyttöönottoa, vaan tarjous budjetointijärjestelmän käyttöönotosta tullaan tarjouksen mukaan tekemään myöhemmin. Arvion perusteella molemmat järjestelmät ovat toteuttamiskelpoisia.

Kun huomioidaan järjestelmämuutoksen vaikutukset vuosilaskutukseen, arvioidaan kokonaisuutena eri järjestelmien hintatasot ovat lähes samalla tasolla., kun huomioidaan vaikutukset käyttökustannuksiin 2-3 vuoden aikana.

Talousarvion investointeihin on varattu 250 000 vuodelle 2024 taloushallintojärjestelmän uusimiseen. Käyttöönottokustannuksiksi vuosille 2024 ja 2025 arvioidaan vaihtoehdosta riippuen hieman noin 260 000-285 000 euroa. Arvion mukaan vuoden 2024 määräraha on riittävä, mutta suunnitelmavuodelle 2025 tulisi varata investointeihin noin 35 000 euroa. Vastaava määräraha esitetään vähennettäväksi talouden tulosalueen käyttösuunnitelmasta vuosille 2025-26.

Liitteenä ovat Sarastian tarjoukset Raindance Kuntamalli sekä Sarastia365 Talousjärjestelmään siirtymisestä ja käyttöönotosta (salassa pidettävä, Julkisuuslain 24 §:n 1 momentti, 20. kohta).

Talousjohtaja Ari Virolainen esittelee kokouksessa vaihtoehtoisiin järjestelmiin liittyvät havainnot ja vertailut.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mika Hatanpää

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy, että vuosien 2024-25 aikana Sarastia Oy:n kanssa toteutetaan vuonna 2025 järjestelmän käyttöönotto, jonka hinta-arvio on kertakustannuksena noin 285 000 euroa edellyttäen, että kaupunginvaltuusto hyväksyy suunnitteluvuoteen kohdistuvan talousarviomuutoksen. Talousarviomuutos käsitellään käyttösuunnitelmien yhteydessä. Käytettävää ohjelmistoa koskeva päätös vahvistetaan valtuuston kokouksen jälkeen.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Täytäntöönpano Sarastia

Lisätietoja antaa Talousjohtaja Ari Virolainen 044 577 2241