Henkilöstöjaosto
Pöytäkirja 21.06.2023/Pykälä 46

TEKNL 14.06.2023 § 67 

Valmistelija 

Rakennettu ympäristö -tulosalue esittää henkilöstöjaostolle, että Rakennettu ym­pä­ris­tö -tulosalueelle Hallinto ja rakennuttaminen -palvelukokonaisuuteen myönnetään täyttölupa toimistosihteerin palkkaamiseen 1.9.2023 alkaen toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen ja paikka laitetaan julkiseen hakuun. Teknisen lautakunnan ta­lous­ar­vios­sa vuodelle 2023 on varattu määräraha toimistosihteerin palkkakustannuksiin siten, että nykyisellä toimistosihteerillä on mahdollisuus perehdyttää uusi henkilö tehtäviinsä.

Työnhakijalle katsotaan eduksi tehtävään soveltuva koulutus ja aikaisempi tehtävään soveltuva työkokemus.

Tehtäväkohtainen palkkaus määräytyy kunnallisen henkilöstön vir­ka- ja työehtosopimuksen (KVTES-sopimus) tehtävän vaativuusarvioinnin perusteella. Työaika on 36,25 h/vko. Koeaika on 4 kuukautta.

Toimistosihteerin tehtävään sisältyy:

• Rakennettu ympäristö -tulosalueen palvelukokonaisuuksien toimistotehtävät
• teknisen toimialan asioiden kirjaaminen asianhallintajärjestelmään, sähköinen arkistointi ja tulosalueen arkistointivastaavan tehtävät
• teknisen lautakunnan kokousten ja viranhaltijoiden päätösten valmisteluun liittyviä tehtäviä sekä päätösten tiedoksiannot
• taloushallinnon tehtäviä kuten ostolaskujen käsittelyä, talousseurantaa ja ulkopuolisille tehtävien töiden laskutusta
• vesihuoltolaitoksen toimistosihteerin tehtäviä yhteistyössä vesihuollon toimistosihteerin kanssa: vesihuoltolaitoksen asiakastietojen, vesimittaritietojen ja lukemien ylläpitoa, laskutusta ja perintäasioiden seurantaa sekä sopimushallintaa (käyttösopimus- ja liittymissopimukset)
• muut esimiehen määräämät tehtävät

 Perustelut:

 Rakennettu ympäristö -tulosalueella on nykytilanteessa kolme toimistosihteeriä, joista yksi on pääosin vesihuoltolaitoksen tehtävissä ja kaksi tekevät molemmat noin 30 % työajastaan töitä kaupunkisuunnittelu- ja elinkeinot- tulosalueille sekä konserniyhtiöille. Kaikkien kolmen toimistosihteerin eläköitymisikä on täyttynyt tai täyttyy vuoden 2023 aikana tai alkuvuonna 2024.

Tavoitteena on, että jatkossa Rakennettu ympäristö -tulosalueen toimistotehtävien hoitoon saataisiin vähintään kaksi toimistosihteeriä (100 %). Vesihuoltolaitoksen palvelukokonaisuuteen on uusi toimistosihteeri saatu rekrytoitua eläköityvän henkilön tehtäviin kaupungin sisäisenä siirtona Liikuntatoimelta ja hän aloittaa 1.8.2023.

Teknisen hallinnon tehtäviä pääasiassa hoitanut toimistosihteeri, jonka toimipaikkana on ollut Honkajoen virastotalo, on irtisanoutunut vanhuuseläkkeelle siirtymisen vuoksi 1.1.2024 alkaen ja ilmoittanut haluavansa pitää kertyneet vuosilomansa ennen sitä. Tehtävien hoidon häiriöttömän jatkuvuuden vuoksi on ensiarvoisen tärkeää saada myös hallinnollisiin tehtäviin uusi toimistosihteeri rekrytoitua siten, että nykyinen toimistosihteeri ehtisi perehdyttää uuden henkilön tehtäviinsä ja että henkilö saisi kouluttauduttua tehtävien kannalta oleellisten ohjelmistojen käyttöön ennen nykyisen toimistosihteerin jäämistä pois tehtävistään.

Esittelijä Tekninen johtaja Marja Vaajasaari

Päätösehdotus Tekninen lautakunta esittää henkilöstöjaostolle ja edelleen kaupunginhallitukselle täyttölupaa toimistosihteerin palkkaamiseksi Rakennettu ympäristö -tulosalueen hallinto ja rakennuttaminen palvelukokonaisuuteen 1.9.2023 alkaen asiakohdan esittelytekstin mukaisesti.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Täytäntöönpano Henkilöstöjaosto

 Rakennettu ympäristö

Lisätietoja antaa Tekninen johtaja Marja Vaajasaari, 044 577 2619

HEJA 21.06.2023 § 46  

1071/01.01.01/2023  

Valmistelija Anna Vanhahonko

Esittelijä Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Anna Vanhahonko

Päätösehdotus Henkilöstöjaosto esittää, että kaupunginhallitus myöntää täyttöluvan toimistosihteerin palkkaamiseksi Rakennettu ympäristö -tulosalueen hallinto ja rakennuttaminen palvelukokonaisuuteen 1.9.2023 alkaen asiakohdan esittelytekstin mukaisesti.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Täytäntöönpano Kaupunginhallitus

Lisätietoja antaa Tekninen johtaja Marja Vaajasaari, 044 577 2619

 Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Anna Vanhahonko, 044 577 2213